Política de Tratamiento de Datos Personales

Iterons Systems (en proceso de constitución y registro mercantil — NIT en trámite), con domicilio en Cra 26 #12-54, Barrio El Bosque, Manizales, Caldas, Colombia, correo de contacto privacidad@kinopsgym.com.

Kinops es una plataforma multi-tenant: un mismo software sirve a muchos gimnasios, cada uno dueño de su propia información. Esto da lugar a dos roles distintos frente a la ley, y es importante no confundirlos:

• Identificación: nombre, tipo y número de documento.
• Contacto: correo electrónico, teléfono/WhatsApp, dirección.
• Del gimnasio: razón social, NIT, cámara de comercio, dirección comercial.
• De la relación con el gimnasio: plan/membresía, historial de clases y rutinas, transacciones y pagos registrados en la plataforma.
• Biométricos (dato sensible): únicamente la fotografía de enrolamiento para control de acceso — ver la Política de Datos Biométricos, que rige ese dato con reglas propias y prevalece sobre esta sección en lo que sea específico.
• De uso de la plataforma y el sitio web: registros técnicos de acceso (logs), cookies de sesión — ver la Política de Cookies.

No solicitamos ni tratamos deliberadamente datos de salud más allá de lo que el propio titular decida registrar como referencia (p. ej. campo de EPS que el gimnasio pueda mantener por contacto en caso de emergencia); ese campo es opcional y su tratamiento se limita a esa finalidad.

• Crear y administrar la cuenta del gimnasio y sus usuarios internos.
• Prestar las funcionalidades contratadas: control de acceso, gestión de afiliados, clases, pagos, contabilidad, rutinas y reportes.
• Enviar comunicaciones operativas (confirmaciones, recordatorios de vencimiento de membresía, notificaciones) por correo o WhatsApp, cuando el gimnasio active ese módulo.
• Dar soporte técnico y responder solicitudes.
• Cumplir obligaciones legales, contables y fiscales.
• Mejorar la plataforma (analítica agregada del uso, no perfilamiento individual con fines comerciales a terceros).

No vendemos datos personales a terceros ni los usamos con fines publicitarios ajenos a Kinops.

El tratamiento se realiza con la autorización previa, expresa e informada del titular, obtenida al registrarse en el sitio, al crear una cuenta, o —tratándose de afiliados y personal de un gimnasio— por el propio gimnasio al momento de la afiliación o vinculación, quien es responsable de contar con esa autorización antes de ingresar los datos a Kinops. Cuando el dato es sensible (biométrico), la autorización debe ser además explícita y diferenciada — ver la política correspondiente.

Para operar Kinops nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra instrucción, bajo confidencialidad:

• Infraestructura y hosting: el proveedor de nube donde corre la plataforma y se almacenan los datos.
• Mensajería (WhatsApp/Meta): cuando el gimnasio activa notificaciones por WhatsApp, el contenido del mensaje pasa por la API de Meta para su entrega.
• Dispositivo de control de acceso (p. ej. Hikvision u otro homologado): el fabricante del torniquete/terminal biométrico no recibe datos personales a través de Kinops — la plantilla facial se genera y permanece únicamente en el dispositivo instalado en el gimnasio, fuera de los servidores de Kinops. Ver el detalle en la Política de Datos Biométricos.

No compartimos datos con terceros distintos de los anteriores, salvo requerimiento de autoridad competente.

Algunos de nuestros proveedores de infraestructura tecnológica pueden procesar información en servidores ubicados fuera de Colombia. Cuando eso ocurra, se realiza dentro del marco de la autorización otorgada por el titular y de las garantías que exige la Ley 1581 de 2012 para este tipo de transmisión/transferencia (p. ej. cláusulas de confidencialidad y tratamiento con el proveedor).

Conservamos los datos mientras exista la relación con el gimnasio y sea necesario para las finalidades descritas, y después por el tiempo que exija la ley (p. ej. obligaciones contables y tributarias en Colombia). Al terminar la relación, el gimnasio puede solicitar la eliminación de los datos de sus afiliados y personal, salvo la información que debamos conservar por obligación legal.

Un gimnasio puede tener afiliados menores de edad. En esos casos, la autorización para el tratamiento de sus datos debe darla el padre, madre o representante legal del menor, atendiendo el interés superior y los derechos del menor conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. Es responsabilidad del gimnasio, como responsable del tratamiento frente a sus afiliados, obtener y conservar esa autorización antes de registrar al menor en Kinops.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado o uso indebido: control de acceso por rol, cifrado en tránsito, aislamiento de datos entre gimnasios (multi-tenancy), y copias de seguridad periódicas. Ningún sistema es infalible; si detectamos un incidente que comprometa datos personales, lo gestionaremos conforme a la ley aplicable y notificaremos a los afectados cuando corresponda.

Evaluaremos y, si la ley nos exige inscribir nuestras bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio conforme crezca la operación (Decreto 90 de 2018), realizaremos ese registro dentro de los plazos que correspondan. Esto no condiciona los derechos que esta política ya te reconoce como titular.

Puedes presentar consultas o reclamos sobre tus datos personales escribiendo a privacidad@kinopsgym.com, indicando tu nombre, el dato sobre el que consultas o reclamas, y el motivo de tu solicitud.

• Consultas: respondidas dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recepción; si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no excederá 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos: respondidos dentro de los 15 días hábiles siguientes a su recepción; si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no excederá 8 días hábiles adicionales.

Si tus datos fueron ingresados por un gimnasio del que eres afiliado o personal, también puedes dirigir tu solicitud directamente a ese gimnasio, como responsable del tratamiento frente a ti.

Esta política rige desde su fecha de publicación y permanecerá vigente mientras existan bases de datos personales sujetas a tratamiento. Podemos actualizarla para reflejar cambios en la plataforma o en la ley; la versión vigente siempre estará publicada en esta página.